Eingangspost digitalisieren
Wer die Eingangspost digitalisieren möchte, vertraut dafür auf einen digitalen Posteingang. Für eingehende E-Mails sind keine großen Änderungen nötig – diese erreichen das Unternehmen ohnehin bereits in digitaler Form. Anspruchsvoller (und in diesem Zusammenhang deutlich wichtiger) ist es, die Papierpost in ein digitales Format umzuwandeln und entsprechend lesbar zu machen.
Eingangspost digitalisieren: Vorteile
Die Eingangspost zu digitalisieren, ist ein wichtiger Faktor auf dem Weg zu einem papierfreien und möglichst effektiven Arbeitsumfeld. Ein vollständig digitalisierter Posteingang hat verschiedene Vorteile:
- sichere und schnelle Verteilung der Eingangspost an die Empfänger – dadurch verringerte Liegezeiten
- Nachvollziehbarkeit der Kommunikation wird gefördert – im digitalen Posteingang liegt sämtliche Korrespondenz an einer Stelle
- bessere Ressourcenverteilung durch geringeren Arbeitsaufwand in der Verteilung der Eingangspost
- Workflows werden vollständig digitalisiert und führen zu schnellerer Bearbeitung
Die Digitalisierung der Eingangspost aus der Papierform lässt sich heutzutage über Scanner pro Dokument in Sekundenschnelle bewerkstelligen. So werden wichtige Auftragskopien und andere Dokumente schnell in ein digitales Format übertragen und werden im nächsten Schritt bereits den jeweiligen Empfängern per Verteiler zugewiesen.
Außerdem können digitalisierte Dokumente über Schnittstellen schnell auch an Dritte weitergegeben werden – ohne, dass auf den deutlich umständlicheren Postversand vertraut werden muss.
Eingangspost digitalisieren mit ecoDMS®
Mit ecoDMS® können Sie Ihre Einganspost digitalisieren und schnell verarbeiten. Über eine Scanner-Schnittstelle werden die Dokumente direkt in das Dokumentenmanagement aufgenommen und weitergegeben. ecoDMS® fördert durch konsequente Digitalisierung das papierlose Dokumentenmanagement – eine deutliche Erleichterung im Arbeitsalltag. Der digitale Posteingang wird ergänzt durch eine revisionssichere Dokumentenhistorie, die alle Bearbeitungen vermerkt und so aus Sicht der Datenverarbeitung die höchsten Ansprüche erfüllt. Auch die Suche nach spezifischen Dokumenten wird dank einer Volltextindizierung deutlich erleichtert.
ecoDMS® kann individuell konfiguriert und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. In einer ausführlichen DMS-Beratung stellen wir als ecoDMS® Business Partner genau fest, welche Funktionen für Ihr Unternehmen benötigt werden. Mit WESCON finden Sie die richtige Lösung für das papierlose Arbeiten mit digitalisierter Eingangspost.
Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular, rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie einen Termin für Ihre individuelle ecoDMS® Live Demo. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
